ZDRAVSTVENE TEŽAVE - pomagajmo si...

[marjan]

Bonton uporabe e-pošte


Tako kot v normalnem okolju pri vsakodnevnem komuniciranju z ljudmi, je potrebno tudi na internetu upoštevati poleg pravnih zakonov, ki predpisujejo, kaj je dovoljeno in kaj ne, tudi določena pravila obnašanja in nenapisane norme, če želimo da bo komunikacija z ostalimi uporabniki potekala normalno in na spodobnem nivoju. Nespoštovanje in neupoštevanje teh pravil ima lahko poleg očrnitve uporabnika za skrajno posledico tudi ukinitev uporabe internetnih storitev.

Tudi če se vam zdi, da znate pravilno uporabljati e-pošto, nikakor ne bo odveč, če boste prebrali članek v celoti, saj vas lahko spomni na nekatere pomembne stvari iz internetnega bontona, na katere ste mogoče s preveč rutinirano uporabo e-pošte preprosto že pozabili. Ne glede na to ali pošiljate e-poročilo prijatelju ali poslovnemu partnerju, je dobro upoštevati nekaj nenapisanih pravil, ki se nanašajo na uporabo e-pošte.

V katera polja vpisati naslovnike?
Vsako e-sporočilo je sestavljeno iz glave in iz telesa sporočila. Glava je
običajno sestavljena iz podatkov o pošiljatelju, naslovniku sporočila in naslova sporočila. Glavi sporočila sledi njegova vsebina oziroma telo sporočila (Body), ki ga sestavlja tekst sporočila, ki ga posredujemo prejemniku in podpis (če ga seveda vključimo v sporočilo). Naslov prejemnika običajno vpišemo v vrstico

Za (ang. To). Če želimo posameznim osebam poslati sporočilo le v vednost, vpišemo njihove naslove v polje Kp (ang. CC). Pri tem se je potrebno zavedati, da bodo naslovi iz tega polja vidni vsem ostalim prejemnikom sporočila. Če je potrebno sporočilo poslati na več naslovov in če ne želite, da bi ostali prejemniki videli komu vse ste poslali sporočilo, uporabite polje Skp (ang. Bcc),
ki bo zagotovilo, da bodo naslovi vseh ostalih prejemnikov ostali skriti, kar
pomeni, da bodo naslovniki dobili skrito kopijo sporočila. V praksi to pomeni, da bo skriti naslovnik videl vse naslove, ki se nahajajo v poljih Za ali Kp, naslovniki iz ostalih polij pa ne bodo videli naslovov, ki so skriti v polju Skp.

Napačna uporaba polij Za, Kp in Skp ima lahko precej neprijetne posledice še
posebej v smislu pošiljanja poslovne pošte. Pogostokrat se namreč dogaja, da
zaposleni v podjetju zaradi nepravilne uporabe e-pošte razkrijejo marsikatero
poslovno skrivnost (pošiljanje pošte na napačne naslove, razkrivanje identitete
vseh prejemnikov oziroma poslovnih strank in podobno). Preden odpošljete
pošto zatorej preverite v katerih poljih imate vpisane naslove prejemnikov.
Naslov in vsebina sporočila
Ker poleg e-naslova pošiljatelja prejemnik sporočila najprej zagleda naslov
sporočila, bi morali z naslovom v naslovnem polju vedno opisati tisto kar
opredeljuje celotno sporočilo. Prejemnik bi moral ob pogledu na prejeto epošto
takoj vedeti, kaj približno lahko pričakuje, ko bo odprl sporočilo. Zaradi
tega je pomembno, da izpolnimo naslovno polje (Subject oz. Zadeva), kjer z
besedo ali dvema opredelimo namen sporočila.
Vsako napisano sporočilo bi moralo imeti rep in glavo. To pomeni, da mora
sporočilo vsebovati uvodni pozdrav, besedilo sporočila, pozdrav in podpis
pošiljatelja, ki si ga lahko naredite s podpisno datoteko (sig file). Ker večina
uporabnikov pošilja privatno pošto tudi med službenim časom, obstaja
možnost, da si ustvarite različne podpisne datoteke. V Outlooku pridete do
omenjene možnosti po naslednji poti: v meniju izberite orodja (Tools) >
možnosti (Options) > oblika pošte (Mail format) > podpis (Signature).
Priporočljivo je obsega podpis naslednje podatke: ime in priimek, položaj,
naslov, telefonsko številko, faks in naslov vaše spletne strani. Nekatera
podjetja dodajo čisto na konec tudi kakšna komercialna ali uporabna sporočila.

Podpis, ki ga boste ustvarili bo poštni klient avtomatično dodal v sporočilo, kar
vam bo prihranilo kar nekaj časa, ki bi ga drugače izgubili, ko bi morali za
vsako sporočilo napisati vaše kontaktne podatke.

Pa se vrnimo nazaj na samo besedilo. Pišite razumljivo in jasno. Bodite vljudni,
spoštljivi in tolerantni do ljudi, ki imajo drugačne vrednote. Uporabljajte osebni
pristop. Kar pomeni, da je boljše, če namesto »Spoštovani« napišete
»Spoštovani g. Janez Novak«, saj bo vaše sporočilo precej bolj prijaznejšo in
osebno noto. Odstavki naj bodo kratki, sporočila pa jedrnata in ne predolga, še
posebej če gre za poslovno korespondenco. Nihče namreč ne mara prebirati
dolgih tekstov prek ekrana. Če bi radi nekomu posredovali daljšo novico, ki je
objavljena na internetu, mu namesto, da bi kopirali novico v sporočilo, pošljite
povezavo do spletne strani, kjer bo lahko novico v celoti prebral. Podobno velja
za vse ostale dokumente in datoteke, ki so objavljene na spletnih straneh.

Glede na izkušnje, ki jih imam z vsakodnevno uporabo interneta, velja še
posebej poudariti, da pri pisanju ne uporabljati VELIKIH tiskanih črk, saj to
pomeni da kričite.Velike črke bi se naj v omejenem obsegu uporabljale res v
skrajni potrebi, npr. za poudarjanje resnično pomembnega dela besedila, ki
opozarja prejemnika sporočila na nezaželene posledice (npr. ....«če ne boste
poravnali položnice vam bomo IZKLOPILI DOSTOP DO INTERNETA«).

Vsekakor pa je tudi v tem primeru bolje, da uporabljate namesto velikih črk odebeljen tekst.
Vsako sporočilo pred pošiljanjem še enkrat preberite, preverite naslove
prejemnikov in odpravite morebitne slovnične napake, saj bi vas lahko zaradi
površno napisanega sporočila obravnavali poslovni partnerji kot nezanesljivo in
površno osebo. Seveda vam bodo prijatelji takšno površnost rade volje
spregledali.

Če že morate izražati čustva, uporabljajte znake za emocije oz. smeške (zares
obširne informacije o emotikonih kot tudi slovar boste našli na naslovu
http://www.emoticon.com), ki pa jih nikakor ne uporabljati v poslovnih
sporočilih. Pri izražanju čustev (pri tem ne mislimo samo na smeške) je
potrebno vsekakor biti previden, saj lahko mimogrede koga preveč užalimo ali
pa prizadenemo. Tudi šala, ki jo posredujemo nekomu, je lahko interpretirana
na napačen način, kar pomeni, da jo lahko prejemnik razume kot
nespoštovanje ali šaljenje na njegov račun.


Tabela 1: Pomen emotikonov

sreča ali smeh

žalost ali razočaranje

šaljivost, nagajivost

) veliko veselje

:-I ravnodušen nasmeh

:-/ dvom

Previdni bodite tudi pri uporabi kratic ali akronimov, saj obstaja možnost, da jih
prejemnik ne bo razumel. Akronimi so v bistvu prve črke posameznih dolgih
besed s katerimi lahko prihranimo odvečne besede. V zasebnem komuniciranju
se uporabljajo predvsem prve črke posameznih angleških besed, ki lahko
nadomestijo pomenske stavke. Podobno kot velja za smeške velja tudi za
akronime – njihova uporaba v poslovnem komuniciranju ni zaželjena. Če bi
radi vedeli kaj pomeni posamezna kratica, obiščite stran
http://www.acronymfinder.com/ ali pa http://www.acronymsearch.com.


Tabela 2: Uporaba kratic ali akronimov


AFAIK As Far As I know (Kolikor vem...)
AKA Also Known As (Znan tudi kot..)
ASAP As Soon As Possible (Čimprej ko bo mogoče.)
BRB Be Right Back (Takoj se vrnem.)
BTW By The Way (Mimogrede)
CU See You ( Vidimo se.)
F2F Face To Face (Iz oči v oči)
JAM Just A Minute (Samo malo!)
LOL Laughing Out Loud (Glasno se smejati.)
NBD No Big Deal (Nič posebnega.)
NP No Problem (Ni problema.)
THX Thanx (Hvala.)


Če pošiljate sporočilo večim naslovnikom hkrati, ki se povrh vsega nahajajo še
na različnih koncih sveta, upoštevajte morebitne razlike v jeziku, kulturi,
izobrazbi, strokovni specializaciji in splošni razgledanosti.
Ker pri komunikaciji prek e-pošte ni neposrednega vidnega in slušnega stika s
sogovorniki, se zdijo e-sporočila velikokrat hladna in neosebna. Ravno zaradi
tega pa se velikokrat zgodi, da prejemniku napišemo tisto, česar si mu ne bi
upali povedati v obraz. Da si zaradi vaše nepremišljenosti ne bi po
nepotrebnem nakopali jeze ali zamere prejemnika, vam priporočamo, da pred
oddajo sporočila še enkrat natančno preberete tisto kar ste zapisali in o po
potrebi omilite slog pisanja. Ko boste enkrat oddali sporočilo, ga ne boste
morali več preklicati ali zaustaviti na poti do prejemnika.
Sporočilo zaključite z vljudnostnim pozdravom in podpisom, ki smo ga omenjali
nekaj odstavkov višje.

Oblikovanje sporočil
Kljub temu, da je pisno komuniciranje prek e-pošte zelo podobno običajni
poslovni »papirni« komunikaciji, pa moramo biti zaradi posebnosti ekomuniciranja
pozorni na samo obliko e-sporočil. Izogibajte se uporabi ozadij,
neberljivih pisav, animacij, slik, različnih slogov, ipd. Ne samo, da se lahko
»bogato okrašenemu« sporočilu zmanjša berljivost, sporočilo lahko ima zaradi
različnega delovanja poštnih klientov popolnoma drugačen videz kot ste ga
ustvarili. Verjetno ne želite, da bi prejemniki dobili vtis vaše neprofesionalnosti
in popolnega pomanjkanja smisla za estetiko. Uporaba različnih barv in
velikosti pisav ni prepovedana, je pa vsekakor priporočljiva prava mera
različnih naborov, da ne bo sporočilo na koncu izgledalo kot novoletna jelka.

Uporaba različnih slogov ni priporočljiva
Odgovarjanje na sporočilo
Zaželjeno je, da na vsako sporočilo odgovorite v najkrajšem možnem času
oziroma v roku 24 ur. Če vam bi pisanje odgovora vzelo preveč časa, pošljite
pošiljatelju sporočilo, da ste njegovo sporočilo prejeli in da mu boste odgovorili
takoj, ko boste utegnili. Če v poslovnem komuniciranju ne boste pravočasno
odgovorili, bodo stranke to pojmovale kot neodzivnost podjetja.
Ko odgovarjate na sporočila, vedno uporabite funkcijo Odgovori (Reply)
oziroma Odgovori vsem (Reply to All) in pustite originalno sporočilo
nedotaknjeno pod svojim odgovorom. Zaradi obilice sporočil, ki jih
vsakodnevno pošljemo in prejmemo se namreč lahko zgodi, da prejemnik ne
bo natančno vedel, na katero sporočilo se nanaša odgovor. Če bo pod vašim
sporočilom še sporočilo, ki ga je poslal, bo v trenutku vedel za kaj gre.
Pri odgovarjanju na točno določeni del sporočila lahko odgovor napišete pod
del besedila na katerega se odgovor nanaša, in sicer tako, da bo prejemnik
natančno vedel na katere dele teksta ste mu odgovorili. Če odgovarjate na
sporočilo bodite še posebej pozorni na reply-to naslov, saj lahko kaže na poštni
seznam, kar pomeni da bo vaše sporočilo dobilo več ljudi kot bi si morebiti
želeli, čeprav bo na prvi pogled videti, da ga bo dobila samo ena oseba. Pri
odgovarjanju na sporočilo bodite pozorni tudi morebitne naslove v Kp polju. Če
preidete iz množične komunikacije na dvosmerno komunikacijo z zbranim
naslovnikom, potem iz sporočila odstranite vse naslove, ki se nahajajo v Kp
polju. Ko odgovarjate na vprašanja strank ali prijateljev preverite ali ste
odgovorili na vsa postavljena vprašanja. Poskrbite, da tudi vas ne bodo uvrstili
v skupino tistih ljudi, ki odgovorijo le na nekatera od postavljenih vprašanj, na
ostala pa preprosto pozabijo.
Posredovanje pošte in dodajanje priponk
Sporočilom, ki ste jih prejeli in ki jih posredujete naprej, ni vljudno menjati
vsebine. Če je bilo sporočilo, ki vam je bilo namenjeno, osebne narave,
premislite ali bi se oseba, ki vam je pošto poslala, strinjala, da jo pošiljate tudi
na druge naslove. Spoštujte avtorske pravice nad materialom (fotografije,
glasba, programi, video posnetki, avtorska besedila, ipd.), ki ga razpošiljate.


Razširjanje brez dovoljenja avtorja je namreč prepovedano oziroma kaznivo po
avtorskem pravu. Še posebej pomembno opozorilo pa velja vsem tistim, ki
pošiljajo prek e-pošte velike datoteke kljub temu, da jih prejemniki niso
zahtevali.
Predno dodate oziroma pripnete sporočilu kakršnokoli datoteko, preverite
njeno velikost. Če boste namreč nekomu, ki ima modemsko povezavo poslali
nekaj MB veliko datoteko, vas ne bo prav lepo gledal. Če že res morate poslati
večjo datoteko, jo poskusite stisniti z enim izmed orodij za kompresiranje (npr.
WinZip, www.winzip.com), še bolje pa je, da jo naložite na strežnik,
prejemniku pa pošljite povezavo do datoteke. Vsekakor pa je pred pošiljanjem
velike priponke priporočljivo od prejemnika sporočila dobiti njegovo privolitev.
Povezave uporabljajte tudi za vse tiste datoteke, ki se že nahajajo na spletnih
straneh. Pri pošiljanju večjih datotek se morate zavedati tudi tega, da lahko
napolnite poštne predale prejemnikov, ki jim boste tako po nepotrebnem
preprečili nadaljnje prejemanje verjetno veliko bolj pomembnih sporočil, kot so
vaša.

Pošiljanje večjih datotek je nezaželjeno
Video posnetki, ppt prezentacije, slike, verižna pisma
Nikar ne pošiljajte nezaželjene pošte (ang. spam) s katero označujemo vsa
sporočila s komercialno naravo, ki jih prejemniki ne želijo prejeti in ki so bila
poslana brez njihovega predhodnega privoljenja, saj si boste poleg tržne
inšpekcije nakopali na glavo še gnev prejemnikov. S tovrstnimi sporočili ne
velja izgubljati časa, kar pomeni da se na njih ne odgovarja, da se jih ne
razpošilja naprej in da se jih takoj izbriše. V primeru, da prejemate veliko
nenaročene pošte z istih naslovov obvestite o tem podjetje, ki skrbi za vašo epošto,
če pa gre za naslovnike iz Slovenije, lahko ukrepate tudi na tržnem
inšpektoratu RS. Glede na to, da je že od nekdaj boljša preventiva kot
kurativa, pa je najboljše če svoj elektronski naslov varujete tako, da ga ne
posredujete osebam, ki jih ne poznate oziroma spletnim stranem, ki jim ne
zaupate
Nikomur ne pošiljate niti verižnih pisem (ang. chain letters), ki so velika
nadloga za vsakogar, ki mu je mar za svoj čas. Če pošiljate opozorila pred
virusi, najprej preverite, ali ne gre za potegavščino. To lahko storite na
Symantecovi strani (http://www.symantec.com/avcenter/hoax.html), kjer
boste našli seznam in podrobnejši opis vseh lažnih opozoril.
Bodite konzervativni pri tem, kar pošiljate in liberalni pri tem kar
prejemate.
Eden izmed najpogostejših načinov maltretiranja uporabnikov je pošiljanje
»duhovnih« sporočil, ki se najpogosteje nahajajo v .ppt obliki, ki so roko na
srce všeč le redkim izjemam. V naslednjo kategorijo sodijo video posnetki, ki
so lahko sila zanimivi, toda kaj ko nam v primeru, da uporabljamo šibkejšo
povezavo dobesedno ohromijo delovanje e-pošte. Velike datoteke poleg
obremenitve omrežja in zmanjšanja hitrosti podatkov povzročajo tudi veliko
izgubo časa zaposlenih in njihove produktivnosti, česar se lastniki podjetij vse
premalo zavedajo. Pri pošiljanju najrazličnejših datotek se morate zavedati, da
nimajo vsi enakega smisla za humor in enakih pogledov kot vi. Kaj hitro se
lahko zgodi, da boste nekoga z neokusno šalo ali pornografskim posnetkom
užalili. Obstaja tudi veliko uporabnikov, ki tovrstnih sporočil sploh ne želijo
prejemati. Zaradi tega raje dvakrat premislite preden boste prek e-pošte
razpošiljali neumne vice, verižna pisma in podobno nesnago.

Poskrbite za varno komuniciranje

Pogoj za uspešno komuniciranje je tudi zagotavljanje varnosti in zasebnosti na
internetu. Poskrbite, da bo vaša komunikacija z zunanjim svetom varna in
zakonsko neoporečna. Z uporabo ustreznih tehnologij in programov poskrbite
za zaščito računalnika pri povezavi na internet kot tudi pred napadi virusov in
vdori hekerjev. Poskrbite, da boste imeli nameščene najnovejše popravke
operacijskega sistema, posodobljene različice protivirusnih programov in
programov, ki jih uporabljate za komunikacijo. Uporaba protivirusnih
programov naj bo na prioritetni listi, saj se vam tako ne bo potrebno
opravičevati, če boste nehote razpošiljali viruse svojim prijateljem, znancem in
poslovnim partnerjem. Če ne uporabljate postopkov enkripcije, se morate
zavedati, da obstaja verjetnost, da bo nepooblaščena oseba prebrala vaše
sporočilo. Zaradi tega je priporočljivo, da vaše sporočilo ne vsebuje ničesar kar
si ne bi upali napisati na dopisnico. To je potrebno upoštevati tudi zaradi tega,
ker vam lahko vso službeno pošto prestreže in pregleda oddelek za informatiko
oziroma vaš delodajalec. Zaradi tega je priporočljivo, da si ob službenem enaslovu
odpremo pri enem izmed spletnih ponudnikov brezplačne e-pošte še
dodaten e-naslov, ki ga bomo uporabljali za zasebno korespondenco

Pravila, ki smo jih v članku omenili so razumljiva in enostavna za uporabo. Če jih boste upoštevali, bo vaša komunikacija prek interneta potekala normalno, ostali uporabniki pa vas bodo obravnavali kot zrelega člana internetne skupnosti.

Vir: Moj
_________________
Lep pozdrav
Marjan

[marjan]

Bonton e-sporazumevanja

Že na začetku razvoja interneta in e-pošte so nastala določena pravila bontona e-sporazumevanja.



Osnove bontona v e-pošti so izjemno pomembne v poslovnem svetu, saj nas lahko neprimeren način e-sporazumevanja privede tudi v neprijetne položaje z resnimi posledicami. Zato se od uporabnikov e-pošte zahtevajo in pričakuje upoštevanje nekatera pravila vedenja. Tako kot v običajnem okolju pri vsakodnevnem komuniciranju z ljudmi je poleg pravnih zakonov, ki predpisujejo, kaj je dovoljeno in kaj ne, tudi na internetu treba upoštevati določena pravila vedenja in nenapisane norme, če želimo, da bo komunikacija z drugimi uporabniki potekala normalno in spodobno.


Čeprav je e-komuniciranje po e-pošti zelo podobno običajni poslovni komunikaciji, pa moramo biti zaradi posebnosti elektronskega komuniciranja pozorni na obliko elektronskih sporočil. Izogibajte se uporabi barvnih ali slikovnih ozadij, neberljivih pisav, animacij, slik, različnih slogov in podobnega. Ne samo, da je lahko berljivost tako okrašenega sporočila zmanjšana, temveč ima lahko sporočilo zaradi različnega delovanja poštnih odjemalcev tudi popolnoma drugačen videz, kot ste ga ustvarili. Uporaba različnih barv in velikosti pisav ni prepovedana, je pa vsekakor priporočljiva prava mera različnih naborov, da ne bo sporočilo na koncu videti kot novoletna jelka. Prav tako ne pišite sporočil z veliki tiskanimi črkami, saj to v internetnem okolju pomeni kričanje.

Osnovno pravilo spletnega bontona pri e-komunikaciji je, da, če je le mogoče, na prejeto e-pošto odgovorimo takoj. Če zaradi prezaposlenosti ne morete takoj odgovoriti, je priporočljivo, da pošiljatelju e-pošte odgovorite na kratko, da ste njegovo e-pošto prejeli in mu boste kmalu odgovorili. Na e-pošto odgovorite takoj, ko utegnete. V odgovorih na elektronska sporočila vedno uporabljajmo možnost vključevanja sporočila ali dela izvornega sporočila v odgovor.


Pri e-sporazumevanju je temeljna težava ta, da lahko pričakovana formalna poslovna komunikacija postane neformalna zaradi posebnosti oblike e-pošte. To je lahko neprijetno še zlasti na začetku e-komuniciranja. Pri poslovnem e-komuniciranju je še posebno pomembno, da v e-sporočilu uporabljamo elemente, ki jih sicer poznamo iz običajnih pisem. Torej je v e-sporočilu glava, ki je podobna glavi iz običajnega, tiskanega poslovnega dopisa, z osnovnimi podatki o podjetju ali pošiljatelju. Pri poslovnem e-komuniciranju je predvsem pomembno, da uporabljamo naslavljanje prejemnikov e-pošte kakor pri običajnih dopisih. Formalno naslavljanje je priporočljivo, še posebej v mednarodni komunikaciji. Izbrati moramo najbolj formalno obliko naslavljanja, odvisno od posameznega primera. V skladu s spletnim bontonom velja načelo, da so e-pisma kratka in jedrnata, vrstice naj ne bodo daljše od 65 ali 70 znakov.


Preden odpošljete e-pošto, preverite e-naslov, saj ima lahko sporočilo, poslano na napačni e-naslov, za pošiljatelja nepredvidljive posledice. Čeprav je tako sporočilo poslano po pomoti, ga prejemniki sprejmejo kot neželeno e-pošto oziroma spam. Taka e-pisma vedno izbrišite in jih nikoli ne pošiljajte nikomur, nikomur ne pošiljajte niti verižne pošte.

Čeprav so današnje povezave čedalje zmogljivejše, vse zmogljivejši pa so tudi modemi, je osnovno priporočilo, da e-pošti na lastno pest ne dodajamo prilog. Preden jih dodamo, prejemnika e-pošte vedno povprašajmo, ali je pripravljen sprejeti večjo priponko.

Na koncu e-sporočila naj bo vedno podpis pošiljatelja e-pošte, vsebuje naj ime in priimek, e-naslov, naslov spletne strani, če jo imate, in v poslovnih pismih še položaj v podjetju, telefonske in faksne številke, na katerih je pošiljatelj dosegljiv. Ob vse večjem številu e-sporočil je zelo priporočljivo, da vedno izpolnimo polje Zadeva. E-pošta brez opisa zadeve najpogosteje spominja na spam. Vsebina naj bo zelo kratka.
_________________
Lep pozdrav
Marjan